In der heutigen digitalen Welt stehen Rechtsabteilungen vor einer ständig wachsenden Herausforderung - der Aufbewahrung von Daten. Die Menge an Datenquellen, -typen und -kanälen nimmt stetig zu, und dies macht viele Prozesse, insbesondere die rechtliche Aufbewahrung, erheblich komplizierter. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen der rechtlichen Aufbewahrung und ihre Bedeutung für die erfolgreiche und rechtskonforme E-Discovery.
Was ist eine rechtliche Aufbewahrung?
Die rechtliche Aufbewahrung, auch als Litigation Hold oder Legal Hold bezeichnet, ist der Prozess, den Organisationen anwenden, um relevante Daten und Informationen für Untersuchungen oder rechtliche Angelegenheiten zu bewahren. Unabhängig davon, ob eine Organisation häufig rechtliche Auseinandersetzungen führt oder nur gelegentlich damit zu tun hat, ist es entscheidend, alle potenziell relevanten Informationen zu bewahren.
Auslöser für eine rechtliche Aufbewahrung
Eine rechtliche Aufbewahrung tritt in Kraft, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter anweist, Informationen für mögliche rechtliche Angelegenheiten zu bewahren. Dies kann geschehen, wenn eine Organisation über eine anstehende Klage informiert wird, eine behördliche Untersuchung ansteht oder eine interne Untersuchung initiiert wird. Unabhängig vom Auslöser für die rechtliche Aufbewahrung dürfen digitale und gedruckte Materialien nicht zerstört oder verändert werden, da sie für die Angelegenheit relevant sein könnten.
Was gehört zur rechtlichen Aufbewahrung?
Die während eines rechtlichen Verfahrens oder einer behördlichen Untersuchung benötigten Informationen können E-Mails, Chat-Nachrichten, Telefonanrufe, Besprechungsnotizen und vieles mehr umfassen. Diese Informationen sind über eine wachsende Anzahl von Plattformen verteilt, einschließlich Cloud-Speicher. Es ist unerlässlich, dass diese Daten umfassend und leicht zugänglich sind.
Wie funktioniert die rechtliche Aufbewahrung?
Die Umsetzung einer rechtlichen Aufbewahrung erfolgt in mehreren Schritten:
1. Festlegung des Umfangs
Die erste Entscheidung besteht darin, welche Daten für die Aufbewahrung und Sammlung ausgewählt werden sollen. Dies erfordert oft die Zusammenarbeit mit Sicherheits- und IT-Teams, um festzustellen, wer auf die relevanten Daten zugreifen kann.
2. Verteilung der rechtlichen Aufbewahrungsnachricht
Die relevanten Parteien werden darüber informiert, dass ihre Informationen Gegenstand einer rechtlichen Aufbewahrung sind und nicht zerstört oder verändert werden dürfen. Custodian-Interviews werden durchgeführt, um festzustellen, welche Informationen bewahrt werden müssen und um welche Angelegenheit es sich handelt.
3. Überwachung und Erinnerungen
Die Einrichtung der rechtlichen Aufbewahrung ist wichtig, aber ebenso wichtig ist die effiziente Durchführung. Erinnerungsnachrichten werden an die betroffenen Parteien gesendet, um sicherzustellen, dass sie die Aufbewahrungsnachricht zur Kenntnis nehmen und sich an diese halten.
4. Dokumentation des Prozesses
Eine rechtliche Aufbewahrung kann ein komplexer Prozess sein, der strengen Vorschriften und Gesetzen unterliegt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, den Prozess und den aktuellen Status zu dokumentieren, um bei Bedarf die Einhaltung nachweisen zu können.
5. Aufhebung der Aufbewahrung
Wenn die rechtliche Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist, ist es wichtig, die betroffenen Parteien darüber zu informieren.
Herausforderungen bei der Umsetzung einer rechtlichen Aufbewahrung
Obwohl Rechtsabteilungen die Bedeutung einer korrekten Umsetzung einer rechtlichen Aufbewahrung kennen, sehen sie sich verschiedenen Herausforderungen gegenüber:
1. Manuelle Prozesse
Ohne Automatisierung sind Mitarbeiter im Rechts- und Unterstützungsbereich oft damit beauftragt, die rechtliche Aufbewahrung zu initiieren, zu verfolgen und Informationen zu sammeln. Dies kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn verschiedene Tools wie Microsoft Office, Google Workspace, Slack und Zoom verwendet werden.
2. Überlappende Aufbewahrungen
Die Aufrechterhaltung der Aufbewahrung wird erheblich kompliziert, wenn gleichzeitig mehrere rechtliche Aufbewahrungen stattfinden. Es ist üblich, dass Custodians gleichzeitig von mehreren rechtlichen Aufbewahrungen betroffen sind, und die manuelle Verfolgung kann mühsam und riskant sein.
3. Überwachung der Einhaltung
Die Dokumentation des Prozesses der Aufbewahrung ist entscheidend für die Einhaltung und den Erfolg. Daher beginnt die Überwachung von rechtlichen Aufbewahrungen mit der Überwachung der Custodians, die mit ihrer Umsetzung beauftragt sind.
Wie kann Technologie helfen?
Viele der Herausforderungen bei der Umsetzung rechtlicher Aufbewahrungen sind auf manuelle Prozesse zurückzuführen. Speziell entwickelte Software für rechtliche Aufbewahrungen automatisiert den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.
Die moderne rechtliche Aufbewahrung
Rechtliche Aufbewahrung ist ein entscheidender Schritt in jedem E-Discovery-Prozess. Dank spezieller Software können Teams Aufbewahrungen effizienter, effektiver und nahtloser durchführen.
Fazit
In der heutigen digitalen Ära müssen Rechtsabteilungen in der Lage sein, alle relevanten Daten von Custodians schnell und ohne das Risiko des Datenverlusts zu sammeln und zu bewahren. Die Automatisierung dieses Prozesses mithilfe von Software für rechtliche Aufbewahrungen ermöglicht es den Teams, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Mit einer modernen und automatisierten Herangehensweise an die rechtliche Aufbewahrung können Rechtsabteilungen sicherstellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen sind und potenzielle Risiken minimieren. Dies ist der Schlüssel zu einer effizienten und erfolgreichen E-Discovery in einer Zeit, in der Daten in Hülle und Fülle vorhanden sind.
