In der heutigen digitalen Ära ist Microsoft 365 zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe geworden. Die Möglichkeit, Dateien von jedem Gerät an jedem Ort zu speichern und darauf zuzugreifen, hat es zu einer beliebten Wahl für Unternehmen gemacht, die ihre IT-Infrastruktur vereinfachen möchten. Doch mit dieser großartigen Leistung kommt auch eine große Verantwortung. Da immer mehr Unternehmen Microsoft 365 nutzen, um ihre sensibelsten Daten zu speichern, wird die Notwendigkeit angemessener Retentionsrichtlinien immer wichtiger.
Was ist eine Retention Policy?
Die Datenspeicherungsrichtlinie in Microsoft 365 dient der Verhinderung von böswilligem Löschen oder Ändern wertvoller Daten. Diese Richtlinien variieren je nach Geschäftsrisikoprofil, internen Richtlinien und Arbeitsumgebung. Sie geben Administratoren die Kontrolle darüber, wie lange Inhalte aufbewahrt werden und welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, wenn der Inhalt das Ende seiner Aufbewahrungsfrist erreicht.
Kategorisierung von Daten: Um verschiedene Datentypen basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation und gesetzlichen Vorschriften zu sichern, ist eine gut definierte Prozess zur Identifizierung, Klassifizierung und Kennzeichnung von Daten erforderlich.
Datenaufbewahrung: Nach Anwendung einer Retention Policy bleibt der Inhalt für den angegebenen Zeitraum unverändert, es sei denn, ein Benutzer versucht, den Inhalt zu bearbeiten oder zu löschen.
Behandlung von Daten nach der Aufbewahrungsfrist: Dieser entscheidende Teil der Retention Policy definiert, was mit den Daten passieren wird, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Optionen hierfür sind die automatische Löschung, das Markieren zur manuellen Überprüfung oder das Entfernen des Schutzes für eine natürliche Löschung/Änderung.
In unserer Meinung ist das Markieren von Daten eine ideale Option, um sich vor potenziellen Datenschutzverletzungen zu schützen.
Was ist Litigation Hold?
Litigation Hold ist eine Funktion in Microsoft 365, die dazu dient, E-Mails und andere Elemente im Postfach eines Benutzers zu erhalten, wenn sie in rechtliche Auseinandersetzungen oder Untersuchungen verwickelt sind. Wenn Litigation Hold für einen Benutzer aktiviert ist, werden alle ihre E-Mails und anderen Postfachelemente bewahrt und können weder vom Benutzer noch von automatisierten Prozessen gelöscht werden.
Funktionsweise von Litigation Hold: Litigation Hold kann manuell auf begrenzte Benutzer und Datentypen angewendet werden. Wenn es für Daten verwendet wird, setzt es sich über die für diese Daten geltenden Retention Policies hinweg.
Grund für die Verwendung von Retention Policy und Litigation Hold: Es gibt einen guten Grund, beide Funktionen in Microsoft 365 zu verwenden. Eine Retention Policy kann automatisch auf neue Benutzer angewendet werden, während Litigation Hold manuell für jeden neuen Benutzer angewendet werden muss.
Insgesamt bietet Microsoft 365 mit Litigation Hold und Retention Policy zwei Optionen zur Aufbewahrung von Inhalten. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen beiden Funktionen zu verstehen, um eine informierte Entscheidung darüber zu treffen, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Eine Litigation Hold bewahrt alle Inhalte unbegrenzt auf, während eine Retention Policy Ihnen ermöglicht, festzulegen, wie lange Inhalte aufbewahrt werden sollen. Die Kombination beider Funktionen kann eine hybride Erhaltungsstrategie schaffen. Ganz gleich, für welche Option Sie sich entscheiden, die Einhaltung der Vorschriften zur Datenaufbewahrung ist in der heutigen digitalen Ära entscheidend. Es ist auch immer ratsam, Ihre Microsoft 365-Daten kontinuierlich mit einer nützlichen Backup-Lösung wie Kernel zu sichern.
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