Unsere umfassende Analyse der Microsoft 365 Sicherheits- und Compliance-Funktionen wird Ihnen einen Einblick in die Leistungsfähigkeit dieser Suite geben. Wir werden die verschiedenen Aspekte beleuchten, von der Datenerhaltung bis hin zur Verwaltung von E-Mail-Aufbewahrungspolicies. Microsoft 365 bietet eine robuste Plattform für Organisationen, um sicherzustellen, dass sie gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben gerecht werden können.
Datenerhaltung mit In-Place Holds und Litigation Hold
Eine der grundlegenden Anforderungen für Unternehmen besteht darin, elektronisch gespeicherte Informationen (ESI), einschließlich relevanter E-Mails, aufzubewahren, wenn eine vernünftige Erwartung auf rechtliche Auseinandersetzungen besteht. Microsoft 365 bietet verschiedene Möglichkeiten zur Datenerhaltung, darunter In-Place Holds und Litigation Hold.
-
In-Place Holds ermöglichen es Organisationen, spezifische Kriterien festzulegen, um E-Mails und andere Nachrichten zu bewahren. Dies umfasst Keywords, Sender und Empfänger, Datumsbereiche und Nachrichtentypen. Mit dieser granularen Kontrolle können Sie sicherstellen, dass relevante Informationen bewahrt werden, ohne unnötigen Speicherplatz zu beanspruchen.
-
Litigation Hold ist eine weitere Option, die es erlaubt, alle Nachrichten eines Benutzers auf unbestimmte Zeit oder für einen festgelegten Zeitraum zu bewahren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie nicht genau wissen, wie lange die Auseinandersetzung dauern wird.
See AlsoDie Grundlagen der rechtlichen Aufbewahrung (Legal Hold)Es ist wichtig, in juristischen Angelegenheiten wie der Implementierung einer Rechtsverwahrung - auch als Dokumentenverwahrung oder rechtliche Verwahrung bezeichnet - umfassend informiert zu sein. Unternehmen in den USA unterliegen rechtlichen Verpflichtu
Bewältigung von Herausforderungen
Es gibt jedoch Herausforderungen im Zusammenhang mit der Datenerhaltung. Wenn automatische Löschmechanismen, wie Messaging Records Management (MRM), ausgesetzt werden, kann dies zu einer übermäßigen Ansammlung von E-Mails in den Postfächern führen und die Produktivität beeinträchtigen. Auch das manuelle Kopieren oder Verschieben von E-Mails in ein Archiv kann kostspielig sein.
Darüber hinaus birgt das Versäumnis der Datenerhaltung rechtliche und finanzielle Risiken für Organisationen, einschließlich Prüfung der Aufbewahrung und Entdeckungsprozesse, rechtlicher Urteile, Sanktionen oder Geldstrafen.
Die Vorteile von In-Place Holds und Litigation Hold
Die Verwendung von In-Place Holds und Litigation Hold bietet zahlreiche Vorteile:
- Bewahrung von Mailbox-Inhalten in unveränderlicher Form.
- Bewahrung von Mailbox-Inhalten, die von Benutzern oder automatischen Löschprozessen wie MRM gelöscht wurden.
- Möglichkeit zur Durchführung von Suchen und zur Bewahrung von Nachrichten, die bestimmten Kriterien entsprechen.
- Möglichkeit zur Bewahrung von Nachrichten über einen bestimmten Zeitraum hinweg.
- Verwaltung von mehreren Holds für verschiedene Fälle oder Untersuchungen.
Verschiedene Szenarien für In-Place Holds
In Exchange Online gibt es verschiedene Szenarien für In-Place Holds, die es ermöglichen, die Datenerhaltung genau an die Anforderungen anzupassen:
- Unbegrenzte Aufbewahrung: Diese Methode ähnelt der Litigation Hold und bewahrt Nachrichten auf unbestimmte Zeit auf, ohne eine vordefinierte Dauer.
- Abfragebasierte Aufbewahrung: Hier können Sie spezifische Suchkriterien festlegen, um Nachrichten zu bewahren, die diesen Kriterien entsprechen.
- Zeitbasierte Aufbewahrung: Sie können eine Dauer festlegen, für die Nachrichten aufbewahrt werden sollen.
Recoverable Items Folder und seine Bedeutung
Die Datenerhaltung in Microsoft 365 erfolgt über den Recoverable Items Folder, der gelöschte Elemente speichert. Dieser Ordner hat eine eigene Speicherkontingent und stellt sicher, dass gelöschte Elemente für die festgelegte Aufbewahrungszeit verfügbar sind. In Kombination mit In-Place Holds und Litigation Hold bietet dieser Ordner die Grundlage für die Datenerhaltung und -wiederherstellung.
Fazit
Die effektive Datenerhaltung ist von entscheidender Bedeutung, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und rechtliche Risiken zu minimieren. Microsoft 365 bietet leistungsstarke Tools wie In-Place Holds und Litigation Hold, um diese Anforderungen zu erfüllen. Die richtige Nutzung dieser Funktionen kann Unternehmen helfen, ihre Daten sicher zu verwalten und bei Bedarf schnell wiederherzustellen.
Keywords: Datenerhaltung, In-Place Holds, Litigation Hold, Microsoft 365, Recoverable Items Folder, Compliance, E-Discovery
