In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, rechtliche Anforderungen im Umgang mit E-Mails und anderen digitalen Informationen zu erfüllen. Eine effektive Methode, um die Integrität von Mailbox-Inhalten sicherzustellen, ist die Implementierung von Litigation Holds. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Litigation Hold in Microsoft 365 einrichten können, um alle Mailbox-Inhalte, einschließlich gelöschter Elemente und Originalversionen modifizierter Elemente, zu bewahren.
Litigation Hold: Eine Einführung
Litigation Hold ermöglicht es, Inhalte in der Mailbox eines Benutzers zu bewahren, selbst wenn dieser Elemente dauerhaft gelöscht oder modifiziert hat. Dies ist entscheidend, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und potenzielle rechtliche Auseinandersetzungen vorzubereiten. Es ist möglich, einen zeitlich begrenzten Hold festzulegen oder den Inhalt unbegrenzt oder bis zur Aufhebung des Litigation Holds zu bewahren.
Schritte zur Einrichtung eines Litigation Holds
1. Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center
Besuchen Sie das Microsoft 365 Admin Center und wählen Sie "Benutzer" und dann "Aktive Benutzer" aus.
2. Benutzer auswählen
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie einem Litigation Hold unterziehen möchten.
3. Litigation Hold verwalten
Auf der Seite "Eigenschaften" wählen Sie den Tab "E-Mail" aus. Unter "Weitere Aktionen" klicken Sie auf "Litigation Hold verwalten".
4. Litigation Hold aktivieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Litigation Hold einschalten" und geben Sie optional folgende Informationen ein:
- Hold-Dauer (Tage): Legen Sie die Dauer des Litigation Holds fest.
- Für den Benutzer sichtbare Notiz: Informieren Sie den Benutzer über den Litigation Hold.
- Webseite mit weiteren Informationen: Geben Sie eine URL an, um den Benutzer auf weitere Informationen zu verweisen.
Speichern Sie die Änderungen, es kann bis zu 240 Minuten dauern, bis sie wirksam werden.
Litigation Hold mit PowerShell erstellen
Alternativ können Sie Litigation Holds auch über PowerShell einrichten. Verwenden Sie dazu den Befehl:
Set-Mailbox <Benutzername> -LitigationHoldEnabled $trueFür einen zeitbasierten Hold fügen Sie -LitigationHoldDuration <Anzahl der Tage> hinzu.
Funktionsweise des Litigation Holds
Im normalen Workflow für gelöschte Elemente werden diese in den "Löschungen"-Unterordner im "Wiederherstellbare Elemente"-Ordner verschoben. Mit Litigation Hold werden Elemente im "Purges"-Unterordner bewahrt. Dieser Hold wird auch in Zusammenhang mit eDiscovery-Fällen genutzt, um gelöschte Elemente bis zur Freigabe des Postfachs zu bewahren.
Fazit
Die Einrichtung eines Litigation Holds ist ein unverzichtbarer Schritt, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Integrität von Mailbox-Inhalten sicherzustellen. Die klaren Schritte über das Microsoft 365 Admin Center oder PowerShell bieten Flexibilität und Effizienz. Nutzen Sie diese Anleitung, um Ihre Daten rechtskonform zu verwalten und potenziellen rechtlichen Herausforderungen gelassen zu begegnen.
