Es ist wichtig, in juristischen Angelegenheiten wie der Implementierung einer Rechtsverwahrung - auch als Dokumentenverwahrung oder rechtliche Verwahrung bezeichnet - umfassend informiert zu sein. Unternehmen in den USA unterliegen rechtlichen Verpflichtu (2024)

Was ist eine Rechtsverwahrung?

Eine Rechtsverwahrung ist eine Anweisung innerhalb eines Unternehmens, die Mitarbeiter dazu auffordert, bestimmte Aufzeichnungen und Informationen - sowohl in Papierform als auch elektronisch - aufzubewahren und nicht zu zerstören oder zu modifizieren, wenn diese für einen anhängigen oder zu erwartenden Rechtsstreit oder eine Untersuchung relevant sein könnten.

Zeitpunkt für die Umsetzung einer Rechtsverwahrung

Sobald ein Unternehmen Kenntnis davon erlangt, dass es Informationen aufbewahren muss, entsteht die Pflicht, eine Rechtsverwahrung zu implementieren. Dies kann eintreten, wenn ein potenzieller Anspruch identifiziert wird, eine Beschwerde eingereicht wird, ein Vorladung für Informationen als Dritter in einem bestehenden Rechtsstreit eingeht oder eine formale Untersuchungsanordnung von einer Regulierungsbehörde vorliegt.

Vernünftige Erwartung eines Rechtsstreits

Die Bestimmung, wann ein Unternehmen vernünftigerweise einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung erwarten sollte, ist eine tatsächliche Untersuchung, die nicht immer einfach ist. Gerichte haben jedoch festgestellt, dass ein Unternehmen vernünftigerweise mit einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung rechnen sollte, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, wie beispielsweise bei Streitigkeiten vor dem eigentlichen Rechtsstreit, Beschwerde-Diskussionen im Management oder dem Einreichen von Berichten über Vorfälle, die in der Unternehmenserfahrung typischerweise zu einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung führen.

Wo nach relevanten Beweisen gesucht werden sollte

Die Mitteilung einer Rechtsverwahrung sollte Mitarbeiter darüber informieren, ihre Pflicht, relevante Informationen zu identifizieren, zu lokalisieren und aufzubewahren, wenn ein anstehender Rechtsstreit oder eine laufende Untersuchung stattfindet. Dies beinhaltet Informationen, die relevant sind für die Ansprüche oder Verteidigungen aller Parteien und Informationen, von denen das Unternehmen weiß oder vernünftigerweise erwarten kann, dass eine gegnerische Partei danach fragt.

Praktische Tipps zur Umsetzung und Aufrechterhaltung einer Rechtsverwahrung

Um eine Rechtsverwahrung effektiv umzusetzen und zu verwalten, muss ein Unternehmen verschiedene Schritte unternehmen, einschließlich der Bildung eines Teams zur Überwachung der Rechtsverwahrung und der Erstellung eines Plans zur Umsetzung der Verwahrung. Dieses Team sollte die erforderlichen Schritte koordinieren und den Umgang mit relevanten Informationen (sowohl physisch als auch elektronisch) festlegen. Zudem müssen regelmäßige Erinnerungen über die Verwahrung an die betroffenen Mitarbeiter verteilt werden, und die Verwahrung muss aufgehoben werden, sobald sie nicht mehr erforderlich ist.

Konsequenzen bei Nichtumsetzung einer Rechtsverwahrung

Nicht rechtzeitig implementierte und aufrechterhaltene Rechtsverwahrungen können schwerwiegende Konsequenzen haben. Gerichte können Sanktionen verhängen, wenn ein Unternehmen angemessene Schritte zur Aufbewahrung von relevanten elektronischen Informationen nicht unternimmt und diese verloren gehen und nicht wiederhergestellt oder durch zusätzliche Untersuchungen ersetzt werden können.

Durch eine umfassende und rechtzeitig umgesetzte Rechtsverwahrung können Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen, sondern auch relevante Fakten aufdecken, verantwortungsvolle Bemühungen demonstrieren und kostspielige Sanktionen vermeiden.

Es ist wichtig, in juristischen Angelegenheiten wie der Implementierung einer Rechtsverwahrung - auch als Dokumentenverwahrung oder rechtliche Verwahrung bezeichnet - umfassend informiert zu sein. Unternehmen in den USA unterliegen rechtlichen Verpflichtu (2024)
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